Parmi toutes ses obligations, le syndicat de copropriété est notamment chargé de réaliser une fiche synthétique de l’immeuble. Celle-ci permet d’informer les copropriétaires sur le fonctionnement et l’état de leur immeuble. Découvrez en détail ce qu’elle contient et quelle est son utilité.
Fiche synthétique : définition
Mise en place par la loi Alur en 2014, elle rassemble dans un seul document toutes les informations financières, techniques et juridiques d’une copropriété. Elle permet donc d’évaluer la situation de l’immeuble. Il relève de la responsabilité du syndic de s’assurer de l’exactitude des données indiquées sur la fiche synthétique.
Depuis le 31 décembre 2018, tous les immeubles, quelle que soit leur taille, ont l’obligation d’établir une fiche synthétique. Auparavant, seules les copropriétés de plus de 50 lots étaient concernées. À noter qu’elle ne s’applique pas aux immeubles dont les locaux sont tous à usage autre que d’habitation (immeubles commerciaux, notamment).
La fiche synthétique doit, par ailleurs :
- Mentionner la date de son établissement
- Indiquer le nom et la signature du syndic
- Comporter le cachet du syndic si celui-ci est un professionnel
Le syndic est également chargé de mettre à jour le document, chaque année, dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété.
Le contenu de la fiche synthétique en copropriété
Le décret du 21 décembre 2016 indique l’ensemble des informations devant obligatoirement apparaître dans le document. Il s’agit notamment :
- de l’identité du syndicat ;
- de l’adresse du syndicat ;
- de l’adresse de l’immeuble concerné ;
- du numéro d’immatriculation de la copropriété ;
- de la date du règlement de copropriété ;
- de la nature du syndicat des copropriétaires ;
- du nombre de lots présents dans l’immeuble et de leur usage ;
- du nombre de bâtiment composant la copropriété ;
- des équipements présents dans la copropriété (le type de chauffage, nombre d’ascenseurs, jardins, piscine) ;
- des dates de début de fin de l’exercice comptable de la copropriété ;
- de la date de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
- du montant des charges (courantes et exceptionnelles), des dettes de fournisseurs, des impayés et du fonds de travaux.
En cas d’absence de fiche synthétique ou d’erreurs, le syndic engage sa responsabilité civile. Il peut, par ailleurs, être révoqué en assemblée générale par les copropriétaires, qui devront alors choisir un nouveau syndic ou opter pour l’autogestion.
Quand consulter la fiche synthétique de la copropriété ?
Elle peut être consultée à tout moment par tous les copropriétaires, sur simple demande auprès du syndic, sans aucune formalité particulière. Celui-ci peut décider de réaliser lui-même le document ou bien s’adresser au registre national, géré par l’Agence nationale de l’habitat (Anah). Ce dernier, auquel toutes les copropriétés ont l’obligation de s’immatriculer, contient toutes les informations sur l’état des immeubles situés en France. Il a, notamment, pour compétence de délivrer aux syndics des fiches synthétiques établies sur foi des déclarations effectuées par le représentant légal de l’immeuble.
La fiche synthétique doit alors être transmise par le syndicat au copropriétaire demandeur dans le mois suivant. À défaut, une pénalité sera déduite de la rémunération de celui-ci lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale. Son montant doit être prévu dans le contrat du syndic.
Ce document fait aussi partie des pièces obligatoires devant être à l’état daté lors de la vente d’un des lots de la copropriété. Celui-ci doit pouvoir être consulté par l’acheteur avant la signature de l’acte authentique de vente.
L’acquéreur peut également prendre connaissance du contenu de ce document lors de la signature du compromis de vente, qui peut inclure un état prédaté.
Ce document peut être complexe. Pour bien le comprendre, les futurs acquéreurs ne doivent pas hésiter à demander des précisions au propriétaire, à l’agent immobilier / conseiller immobilier indépendant, au notaire ou au syndic de l’immeuble où se trouve le bien.
