Le bail d’habitation doit indiquer le loyer charges comprises dû par le locataire. Ces dernières représentent en réalité une provision mensuelle. Elles devront être régularisées par le propriétaire. Toutvabiens revient en détail sur le fonctionnement de la régularisation des charges locatives.
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
Également appelées charges récupérables, elles correspondent à des dépenses réglées par le propriétaire et remboursées par le locataire. Les charges récupérables auprès du locataire sont limitativement prévues par le décret n° 87-713. Il s’agit notamment des dépenses :
- Relatives à l’eau et au chauffage : elles concernent aussi bien le logement occupé par le locataire que les parties communes ou encore les espaces extérieurs de l’immeuble.
- Concernant l’entretien des parties communes ou extérieures de la copropriété : frais de personnel, nettoyage et réparation du vide-ordure, remplacement des produits et de l’équipement de ménage, ou bien entretien des tapis.
- Nécessaires à l’ascenseur de l’immeuble : électricité, frais d’exploitation (visite de contrôle, nettoyage, réparation), frais d’entretien de la cabine (nettoyage, remplacement des ampoules ou des portes).
- Concernant les parties communes extérieures (voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux pour enfants).
- Relatives aux taxes et redevances (d’enlèvement des ordures ménagères, balayage, assainissement).
A noter qu’il n’y a pas de régularisation dans les colocations ou les locations meublées. Cela concerne tous les baux signés à compter du 27 mars 2014 dans lesquels les charges sont indiquées au forfait.
Comment calculer les charges à régulariser ?
Le montant à régulariser correspond à la différence entre les charges réelles et la provision sur charges versée par le locataire pendant une période donnée. Les provisions versées par le locataire sont fixées sur la base :
- Des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;
- Ou du budget prévisionnel pour les biens situés dans une copropriété.
Si cette différence estpositive, le locataire doit payer au propriétaire un supplément de charges. A contrario, si elle est négative, le locataire récupère de l’argent lors de la régularisation des charges.
Ce décompte doit avoir lieu au moins une fois par an. Le bailleur peut ainsi décider de le réaliser tous les trimestres par exemple. La régularisation annuelle est néanmoins plus simple. Les taxes et redevances notamment sont en effet calculées et exigibles annuellement. Lorsque le locataire quitte le logement en cours d’année, il est cependant nécessaire de réaliser ce calcul au prorata du nombre de mois d’occupation du logement.
Comment procéder à la régularisation des charges ?
Dans un premier temps, le bailleur doit adresser à son locataire un décompte reprenant chaque poste de dépenses. Ce document doit être envoyé au moins un mois avant la régularisation des charges locatives. Il doit préciser les sommes versées par le locataire ainsi que le montant trop perçu ou restant dû.
Si le logement se trouve dans un immeuble en copropriété, le propriétaire doit par ailleurs transmettre à son locataire le mode de répartition des charges entre les différents lots. Une note d’information concernant les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude doit également être fournie.
Dans les 6 mois qui suivent l’envoi de votre décompte, le bailleur doit être en mesure de justifier les montants régularisés. Sur demande du locataire, les documents suivants doivent être fournis :
- Les régularisations de charges locatives antérieures ;
- Le budget prévisionnel si le logement se trouve dans une copropriété.
Si le bailleur ne réalise pas cette régularisation des charges dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire est en droit de réclamer un paiement échelonné sur 12 mois. Il peut également demander un délai de règlement à son propriétaire en cas de difficultés financières.
