Lorsqu’un bien immobilier est loué vide, les charges locatives doivent correspondre aux frais réels de l’appartement ou de la maison. En pratique, le propriétaire devrait établir les charges effectives de chaque exercice pour être en mesure de les facturer. Pour simplifier la démarche, un grand nombre de bailleurs préfèrent utiliser la provision sur charges locatives. Toutvabiens vous explique de quoi il s’agit.
Provisions sur charges : définition
De manière générale, elles correspondent aux frais dont le montant n’est pas encore connu à la date de la clôture de l’exercice et qui doit tout de même être anticipé. Dans le cadre d’une location immobilière, la provision sur charges se définit donc comme les montants versés chaque mois par le locataire à son bailleur, afin de couvrir les charges qui seront constatées dans les mois suivants.
En pratique, un bailleur va donc établir un montant de provisions pour charge sur base des frais payés l’année précédente. Pour ce faire, le propriétaire doit s’appuyer sur les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation des charges. Dans le cas d’un immeuble en copropriété, il peut également utiliser le budget prévisionnel voté par l’assemblée générale. Il doit ensuite diviser cette somme par douze, afin de la prélever mensuellement en même temps que le loyer. À noter qu’un versement trimestriel est parfaitement possible.
En payant une provision mensuelle, le locataire anticipe donc le paiement annuel de ses charges locatives. Pour aboutir au montant exact dû par le locataire, le propriétaire devra effectuer une régularisation des charges en fin d’année. Il faut noter que le propriétaire conserve la possibilité de récupérer les frais engagés de façon ponctuelle en présentant un justificatif au locataire.
Quelles sont les charges locatives concernées ?
Tout d’abord, les provisions pour charges sont possibles pour :
- les logements vides du secteur social ou du secteur privé ;
- les logements meublés loués après le 27 mars 2014. Avant cette date, le contrat de location devait prévoir expressément cette possibilité.
Il faut ensuite distinguer les frais qui restent à la charge du propriétaire et ceux qui doivent être réglés par le locataire. Seules les charges concernant l’occupation quotidienne des lieux par le locataire peuvent faire l’objet de provision. Parmi les charges concernées, le propriétaire peut donc facturer les frais relatifs :
- à l’eau froide et l’eau chaude utilisées dans le logement mais également celle nécessaire à l’entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs ;
- à l’électricité dans les parties communes (l’ascenseur compris) ;
- à la fourniture et la réparation du matériel d’entretien pour les parties communes ;
- à l’entretien des vide-ordures, des aires de stationnement, des voies de circulation et des aires de jeux pour enfants dans la résidence.
Les taxes (redevance d’enlèvement des ordures ménagères et assainissement notamment) peuvent également faire l’objet d’une provision sur charge.
Comment régulariser les provisions sur charges ?
Le montant de la provision diffère bien souvent du montant réel dû par le locataire. Par conséquent, le propriétaire va devoir réaliser une régularisation des charges. Pour ce faire, il doit comparer le montant annuel exact mentionné par les relevés de compte du syndic de copropriété avec les sommes versées par le locataire. S’il constate un trop perçu, le propriétaire devra procéder au remboursement du locataire. Au contraire, si les provisions sur charges sont insuffisantes, il pourra lui demander un complément.
Si le souhaite, le locataire peut demander au bailleur de lui transmettre par courriel, e-mail ou en mains propres, toutes les pièces justificatives expliquant cette régularisation. À noter que le propriétaire doit conserver ces factures pendant 6 mois après l’envoi du décompte de charges.
Par ailleurs, un mois avant la régularisation, le bailleur doit transmettre au locataire :
- le décompte des charges locatives distinguées selon leur nature ;
- le mode de répartition des charges entre les locataires ;
- le mode de calcul de la production d’eau chaude et de chauffage.
Lors du départ du locataire, il sera de nouveau nécessaire de réaliser une régularisation de charges. À cet égard, la loi Alur de 2014 autorise le bailleur à procéder à une retenue égale au maximum à 20 % du montant du dépôt de garantie en attendant de connaître le décompte précis. Une régularisation à l’amiable au moment du départ du locataire est également envisageable.
