Les conflits concernant les charges locatives ne sont pas rares. Pour éviter tout malentendu avec votre locataire, mieux vaut avoir les idées claires sur cette notion et sur son fonctionnement. Toutvabiens vous propose pour cela son guide complet pour mieux comprendre les charges locatives.
Qu’est-ce que les charges locatives ?
Il s’agit des charges pouvant être facturées au locataire. On parle d’ailleurs de charges récupérables.
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fournit avec précision la liste des charges locatives. Cette dernière est exhaustive. Les frais non mentionnés ne peuvent donc en aucune façon être facturés au locataire. Les dépenses comprises dans cette liste concernent notamment :
- Les salaires du concierge et les charges sociales : à hauteur de 75 % si ce dernier s’occupe du nettoyage des parties communes et s’il sort les poubelles, ou 40 % si le gardien ne prend en charge qu’une seule de ces tâches ;
- L’ascenseur dans une certaine limite puisque seule l’électricité ainsi que les petites réparations peuvent être facturées au locataire ;
- L’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif ;
- Le chauffage et production d’eau chaude et distribution d’eau dans les parties privatives ;
- Les parties communes : électricité, fourniture de produits d’entretien, entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures, réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur, frais de personnel d’entretien ;
- Les dépenses liées aux espaces extérieurs : jardin, jeux pour enfants, voie de circulation et emplacement de stationnement ;
- L’ensemble des taxes locatives (ordures ménagères, balayage, assainissement) ;
- Les produits consommables : eau, électricité, produits d’entretien et d’hygiène, ampoules.
Le bailleur doit donc prendre en charge les dépenses liées :
- À la vétusté du logement ;
- Aux vices de construction et aux malfaçons ;
- Aux événements de force majeure comme les intempéries ;
- Aux améliorations et remplacements réalisés dans l’immeuble et dans le logement ;
- Aux obligations administratives (enfouissement de lignes téléphoniques ou électriques, ravalement, mises aux normes d’ascenseur).
Comment sont récupérées les charges locatives ?
Il existe deux méthodes pour facturer les charges locatives à son locataire.
La première consiste à réaliser des provisions pour charges. Elle permet au bailleur de récupérer le montant réel des charges auprès du locataire. Elle se présente sous forme d’avances, en principe mensuelles, faisant l’objet d’une régularisation en fin d’année. Pour calculer votre provision, vous pouvez vous baser sur les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou sur le budget prévisionnel de votre copropriété. Il s’agit certes d’une méthode objective mais parfois difficile à mettre en œuvre. Par ailleurs, elle oblige le propriétaire à tenir une comptabilité précise.
La seconde méthode consiste à facturer chaque mois au locataire une somme forfaitaire. Cette dernière est généralement calculée en fonction des montants payés par l’ancien locataire ou sur base des dépenses de l’année précédente. Le montant du forfait doit être mentionné clairement dans le contrat de bail et ne peut être manifestement disproportionné « au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté » (article 8-1 de la loi de juillet 1989). Les charges facturées au forfait ne peuvent en aucune façon faire l’objet d’une régularisation. Cette méthode est évidemment plus simple à mettre en œuvre. Elle présente cependant un risque pour le propriétaire si les charges récupérables s’avèrent plus élevées que prévues.
En location meublée, le propriétaire peut opter pour la facturation au forfait ou pour la provision sur charges. Cette dernière est la seule méthode autorisée en cas de location vide, sauf si le bien est loué en colocation.
La régularisation des charges locatives : comment procéder ?
Elle doit avoir lieu au moins une fois par an. Un mois avant la régularisation annuelle, le locataire doit recevoir :
- Un décompte par nature de charges ;
- Le mode de répartition entre les lots si son logement se trouve dans une copropriété ;
- Une notice d’information sur les modalités de calcul liés au chauffage et à la production d’eau chaude.
Pendant les 6 mois suivants, le locataire doit pouvoir accéder à l’ensemble des pièces justificatives.
Un trop-perçu peut être constaté si les provisions versées par le locataire sont supérieures aux dépenses réelles engagées par le bailleur. Dans ce cas de figure, ce dernier effectue un remboursement. Au contraire, si les provisions s’avèrent insuffisantes, un complément de charges est demandé.
Si le locataire a des difficultés à s’acquitter de ses charges, il peut demander à son bailleur des délais de paiement. L’étalement sur 12 mois est par ailleurs automatiquement accordé si la régularisation des charges n’a pas eu lieu sur l’année civile de leur exigibilité.
À retenir
- La loi définit avec précision les charges pouvant être réclamées au locataire par le bailleur ;
- Les charges locatives peuvent être facturées au forfait ou sous forme de provision ;
- La régularisation des charges a lieu chaque année et concerne uniquement les charges locatives payées sous forme de provision.
